行政書士の申請取次、届出のあとに事務所サイトで伝えるべき5つのこと

「申請取次行政書士の届出は済ませたのに、事務所のホームページを見ても、取次ができる事務所だとは伝わらない」という行政書士事務所は少なくありません。研修を受けて書類をそろえ、届出をしても、その成果がサイトに書かれていなければ、依頼を考えている人には見えないままです。

この記事では、行政書士の申請取次の届出を済ませたあとに、事務所サイトで何をどう書けば依頼者に伝わるかを整理します。出入国在留管理庁と日本行政書士会連合会の情報をもとにしており、研修の日程や申込みの案内は扱いません。

「届出済です」の一言だけでは、依頼者が確かめたいことの答えになりません。まず、依頼者が何を確かめようとしているかを説明します。

要約

• 依頼者は、届出済かどうかだけでなく、本人が入管に行かなくて済むか、頼みたい手続きが対象か、誰にどう頼めばよいかも知りたがっています
• 事務所サイトには、届出済と有効期間、取次ができる手続きの名前、出頭が要らない範囲と例外、依頼から申請までの流れ、取次でできないことを書きます
• 届出の有効期間は3年間なので、更新日を管理し、期間が切れたまま「申請取次行政書士」と載せ続けないようにします

届出を済ませても、事務所サイトからは取次ができると伝わらない

申請取次行政書士とは、所属する行政書士会を通じて地方出入国在留管理局長に届出をし、外国人本人に代わって申請書や資料を提出できる行政書士のことです。届出には、日本行政書士会連合会が指定する研修を修了している必要があります。届出の有効期間は3年間で、続けて取次を行うには更新が必要です。

ところが、事務所のサイトを見ると、書かれているのは「入管業務に対応します」「ビザ申請をサポートします」といった一般的な言葉だけ、ということがよくあります。届出済であることも、取次ができる手続きも、本人が入管に行かなくてよい範囲も、書かれていません。

依頼を考えている外国人本人や企業の担当者は、複数の事務所のサイトを見比べます。取次ができるかどうかは、事務所を選ぶときの大きな判断材料の一つです。その判断材料がサイトになければ、比べてもらうことすらできません。

依頼者が確かめたいのは、届出済かどうかだけではない

依頼者が事務所サイトで確かめたいことは、大きく4つあります。本当に届出をしている行政書士か、自分が入管の窓口へ行かなくて済むか、頼みたい手続きが取次の対象か、誰にどの順番で頼めばよいか、の4つです。

この4つは、どれも制度の決まりに関わるため、あいまいに書くと依頼者は判断できません。逆に、決まりに沿って具体的に書いてあるページは、それだけで制度を分かっている事務所だと伝わります。

事務所サイトに載せる項目は5つ

依頼者の疑問に答える形で、載せる項目を5つにまとめます。

表の順に並べると、依頼者が確かめたい順に答えが見つかります。届出済かどうかから始めて、最後に、取次でできないことを書いて締めます。

依頼者が検索の前に、生成AIに質問する場面は増えていると感じています。私自身、自分のサイトでAIに拾われやすい書き方を試し、手応えを確かめています。

生成AIに引用されやすくするには、5つとも依頼者が検索やAIに入力しそうな質問を見出しにして、その直後に答えを書く形が向いています。事務所全体のマーケティングの進め方は、行政書士事務所のマーケティング、何から手を付けるか｜ビザ（国際業務）を例にした全体像で説明しています。

5つの項目をどう書くか

届出済であることと、有効期間を書く

届出が済んでいて有効期間内であれば、「申請取次行政書士」と書けます。届出の有効期間は3年間なので、更新の時期は事務所の中で管理しておきましょう。有効期間を過ぎた場合は、あらためて新規の研修を受けることになります。期間が切れたまま名乗り続けると、依頼者に誤解を与えます。

載せる文言や、届出済証明書に記載された番号の扱いに、所属する行政書士会の決まりがないかは、載せる前に確認してください。

取次ができる手続きを、手続きの名前で書く

「ビザ申請全般に対応します」ではなく、手続きの名前で書きましょう。依頼者は、自分が頼みたい手続きの名前で検索し、その名前がページにあるかどうかで事務所を選ぶからです。

行政書士が取り次げる代表的な手続きは、次の7つです。在留資格認定証明書交付申請、在留期間更新許可申請、在留資格変更許可申請、永住許可申請、再入国許可申請、資格外活動許可申請、就労資格証明書交付申請です。このうち、事務所が実際に受けている手続きだけを書きましょう。

本人の出頭が要らない範囲と、例外を書く

取次者が申請書を提出する場合、申請人本人が地方出入国在留管理官署へ出頭することは、原則として不要です。依頼者にとっては、仕事や学業を休まずに済むという大きな利点です。

私自身、ビザ関連の手続きで、担当者の判断で追加書類を求められ、窓口に3回足を運んだ経験があります。何度も窓口に通うのは、本当に面倒です。ですので、依頼者にとって出頭が原則として要らなくなることは、とても重要な利点です。

ただし、入管が本人に直接たずねたい点があるときは、出頭を求められることがあります。また、在留期間の更新申請では、申請人本人が日本に滞在していることが前提です。「必ず出頭不要」とは書かず、原則と例外の両方を書いてください。

依頼から申請までの流れを書く

取次は、申請人本人から依頼を受けることが前提の制度です。日本行政書士会連合会の審査基準では、第三者を介して受けた依頼を取り次がないことが、誓約事項として定められています。申請人本人、または入管法上の代理人から、直接依頼を受ける形にしましょう。

企業の担当者から相談を受けることが多い事務所は、相談を受けたあと、申請人本人から依頼を受けるまでの流れを、ページに書いておきます。追加の資料を求められたときに、誰がどう動くかも、事務所のやり方として書いておくと安心してもらえます。具体的な進め方は、所属する行政書士会に確認してください。

取次でできないことも、先に書く

取次は、申請書や資料を提出するなどの事実行為です。申請人として署名したり、記載内容を直接訂正したりすることはできません。

依頼者がこれを知らないと、「全部任せられる」と思い込んだまま依頼し、あとで書類の確認や署名を求められて戸惑います。申請書の署名や内容の確認は、申請人本人にしてもらう必要があると、先に書いておきましょう。

申請取次の説明ページの失敗例

失敗例：「ビザ申請全般に対応します」とだけ書き、取次ができる手続きの名前を書きません。依頼者は手続きの名前で事務所を探すため、検索にも生成AIの回答にも出にくくなります。7つの手続きのうち、実際に受けているものを名前で並べましょう。

失敗例：「本人は入管に行かなくてよい」と言い切ります。入管から直接たずねたい点があると、出頭を求められることがあります。依頼者が話が違うと感じるため、原則と例外を両方書きましょう。

失敗例：届出の有効期間が過ぎたのに、申請取次行政書士の表記を残したままにします。有効期間は3年間なので、更新日を事務所のカレンダーに入れて、ページの表記と合わせて見直しましょう。

失敗例：制度の説明だけを並べ、自分の事務所の取次の流れを書きません。どの事務所でも書ける内容では、差別化できず、選ぶ理由になりません。依頼から申請まで、事務所がどう動くかを具体的に書きましょう。

よくある質問

Q: 届出をしたら、サイトに「申請取次行政書士」と書いてよいですか。

A: 届出が済んでいて有効期間内であれば、事実として書けます。ただし、載せる文言や届出済証明書の番号の扱いに、所属する行政書士会の決まりがないかを確認してください。

Q: 届出の有効期間はどれくらいですか。

A: 3年間です。続けて取次を行うには更新が必要で、更新には日本行政書士会連合会が指定する研修の受講が必要です。期間が過ぎると、あらためて新規の研修を受けることになるため、更新日は早めに管理しておくと安心です。

Q: 「本人は入管に行かなくてよい」と書いてもよいですか。

A: 原則は不要ですが、入管が本人に直接たずねたい点があるときは、出頭を求められることがあります。「原則として不要です。ただし入管から求められた場合は出頭が必要です」のように、例外も一緒に書きましょう。

Q: 行政書士でない人が申請の取次を手伝うサービスとの違いを、サイトに書いてもよいですか。

A: 取次を行える人には、申請人の所属機関の職員なども含まれます。一方で、行政書士でない人が、報酬を得て業として官公署に提出する書類を作成することは、行政書士法違反に当たるおそれがあります。書類の作成から申請の取次まで、行政書士として受けられることを事実として書くのがよいでしょう。

Q: 制度の説明は、AIに下書きさせてもよいですか。

A: 下書きにAIを使うこと自体は問題ありません。ただし、届出の要件、有効期間、出頭の扱いは変わることがあります。公開する前に、出入国在留管理庁と日本行政書士会連合会の最新のページで、内容が合っているかを確認してください。

まとめ

申請取次の届出を済ませたら、事務所サイトに5つの項目を具体的に書きましょう。届出済であることと有効期間、取次ができる手続き、本人の出頭が要らない範囲と例外、依頼から申請までの流れ、取次でできないことです。依頼者が確かめたいことに答えることで、検索でもAIの回答でも見つけてもらいやすくなります。

まずは、いま受けている手続きの名前を、事務所サイトにそのまま並べてみてください。どこから手を付けるか迷う場合は、無料でご相談いただけます。

参考・出典

• 出入国在留管理庁「申請等取次者としての承認手続」: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00248.html
• 出入国在留管理庁「申請等取次制度」: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00262.html
• 出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html
• 日本行政書士会連合会「国際」: https://www.gyosei.or.jp/service/nationality
• 日本行政書士会連合会「申請取次行政書士の届出に関する審査基準」: https://www.gyosei.or.jp/sites/default/files/2016/03/1a68ca2a76d3fa1b98a41938720c3f10.pdf