定型の許認可申請をテンプレ化する｜同じ書類を毎回ゼロから作らない事務所のつくり方

建設業許可、古物商、飲食店の営業許可——同じ種類の申請を何件も扱っていると、書類の8割は毎回ほぼ同じ内容になります。それでも前回のファイルを探し、コピーして、直すところを目で追っていきます。この作業が積み上がって、夜まで残る原因になっています。この記事では、行政書士事務所のAI活用と業務効率化を支援する立場から、定型の申請をテンプレ化して時間を生み出す手順を解説します。

なお、私は行政書士ではなく、ITと集客の面で支援をする立場です。何を書くかは先生の専門ですので、ここでは「同じ作業を繰り返さない仕組み」の作り方に絞ってお伝えします。

テンプレ化していない事務所で起きること

第一に起きているのは、前回のファイルを探す時間です。「似た案件があったはず」と過去のフォルダをたどる時間は、1件では数分でも、月に何十件も積み上がると相当な量になります。しかも探している間は、集中が申請の中身から離れています。

第二に起きているのは、修正漏れです。前回のファイルをコピーして使い回すと、前の依頼者の情報が残ったまま提出されるという事故が起きます。目で追って直す方法は、忙しいときほど抜けやすくなります。

第三に起きているのは、人に任せられない状態です。進め方が先生の頭の中にしかないと、補助者やパートに渡すときに毎回口で説明することになります。説明する時間のほうが長くなり、結果として自分でやったほうが早い、という状態が固定されます。

テンプレにする3つの部品

第一の部品は、書類のひな形です。大切なのは、単に過去のファイルを保存しておくことではありません。毎回差し替える箇所を【 】などで囲んで明示し、「ここを埋めれば完成する」という状態にしておきます。埋める場所が目で分かるだけで、修正漏れは大きく減ります。

第二の部品は、案件チェックリストです。受任してから提出までに必ず通る手順を、順番に並べた一枚を作ります。「委任状を受け取る」「登記事項証明書を取る」「要件を確認する」——当たり前のことでも、書いてあれば飛ばしません。案件ごとに複製して使えば、進捗の確認も同じ紙でできます。

第三の部品は、依頼者への案内文です。必要書類をお願いするメール、手続きの流れの説明、費用の案内も同じです。これも毎回書き起こすと時間がかかります。定型文を用意し、依頼者名と案件の固有部分だけを差し替える形にしておきます。

進め方の4ステップ

第一のステップは、件数の多い順に選ぶことです。すべての申請をテンプレ化しようとすると、作業量に負けて途中で止まります。直近半年で扱った件数を数え、上位の2〜3種類だけに絞ってください。それだけで効果は十分に体感できます。

第二のステップは、直近の1件から作ることです。ゼロから理想のひな形を設計しようとすると手が止まります。実際に完了した案件のファイルを開き、依頼者の固有情報を消していく——この引き算のほうが、はるかに速く完成します。

第三のステップは、差し替え箇所に目印を付けることです。【依頼者名】【所在地】【許可番号】のように囲んでおけば、埋め忘れが一目で分かります。提出前に目印が残っていないかを検索するだけで、確認作業が終わります。

第四のステップは、次の1件で実際に使うことです。使えば必ず「この項目が足りない」という発見があります。そのとき、案件を進めながらひな形も直します。この一往復を数件繰り返すと、ひな形は実務に耐える形に育ちます。

AIをどこまで使うか

AIは、テンプレ化と相性が良い部分と、そうでない部分がはっきり分かれます。

有効なのは、文章を整える作業です。依頼者への案内文を「もう少しやわらかく」「もっと簡潔に」と直す作業は、AIが得意とするところです。チェックリストのたたき台を出させて、先生が実務に合わせて削るという使い方も現実的です。

一方で、制度の要件そのものをAIに確認するのは避けてください。許認可の要件は改正され、AIの学習内容が古い場合があります。要件は必ず所管の官庁や公式の情報で確認してください。この一線は動かさないほうが安全です。

私の支援の原点は2000年代のSEO事業ですが、当時から「仕組みにできる作業を人が繰り返している事務所ほど、伸びる余地が大きい」と感じてきました。書類作成のような繰り返しの作業を型にできれば、その時間は相談対応や発信に回せます。

よくある質問

Q: テンプレを作る時間そのものが取れません。

A: 1種類だけ、直近の案件を写す形で作ってみてください。完了した案件のファイルから固有情報を消す作業なので、30分から1時間で最初の形はできます。完璧を目指さず、次の案件で使いながら直す前提で始めるのがコツです。

Q: 案件ごとに事情が違うので、テンプレ化は難しいのですが。

A: 全部を型にする必要はありません。どの案件でも共通する部分——委任状、案内文、手順の確認項目——だけを型にすれば十分です。個別の判断が必要な部分は、これまで通り先生が対応する前提で設計してください。

Q: 補助者に任せる場合、どこまで渡せますか?

A: 書類の下書き作成、必要書類の受け取り確認、進捗の記録までは渡せる範囲です。要件の判断と最終確認は先生が担ってください。チェックリストがあると、この境目が明確になり、任せやすくなります。

Q: テンプレが古くなってしまいます。

A: 更新のきっかけを決めておくと防げます。「制度改正のニュースを見たとき」「同じ指摘を2回受けたとき」に見直す、という程度の決めで十分です。使うたびに小さく直していけば、大きな作り直しは必要なくなります。

まとめ:型をつくると、時間と人手の両方が増える

定型の許認可申請をテンプレ化する目的は、単に作業を速くすることではありません。差し替え箇所が明示されたひな形、受任から提出までのチェックリスト、依頼者への案内の定型文——この3つがそろうと、修正漏れが減り、補助者に任せられる範囲が広がります。結果として、先生の時間は相談対応と発信に回せるようになります。まずは件数の多い1種類から、直近の案件を写して始めてみてください。

行政書士AIでは、行政書士事務所のAI活用と業務効率化、そしてAI時代の集客(GEO・AI-SEO対策)を支援しています。「同じ作業を毎回繰り返している」とお感じの方は、無料相談をお気軽にご利用ください。

参考・出典

• 日本行政書士会連合会
• デジタル庁 — GビズID